Terminy szkoleń okresowych BHP - co ile lat i dla kogo

Najczęstsze pytanie, jakie dostajemy od pracodawców, brzmi: co ile lat trzeba powtarzać szkolenie okresowe. Odpowiedź zależy od stanowiska, a terminy liczy się inaczej, niż większość osób zakłada.

Szkolenie wstępne przed dopuszczeniem do pracy

Nowy pracownik nie może rozpocząć pracy bez szkolenia wstępnego. Składa się ono z instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego przeprowadzanego na konkretnym stanowisku.

Szkolenie wstępne dokumentuje się kartą szkolenia wstępnego, którą przechowuje się w aktach osobowych pracownika. Od 12 grudnia 2025 r. potwierdzenie odbycia instruktażu może mieć postać papierową albo elektroniczną - przy formie elektronicznej pracodawca zamieszcza adnotację w karcie i dołącza do niej odpowiednie dokumenty.

Szkolenia okresowe i ich terminy

Poniższe wartości to minimalne częstotliwości - przepis mówi "nie rzadziej niż". Górnej granicy nie ma: to pracodawca ustala częstotliwość i czas trwania szkolenia dla konkretnych stanowisk, po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, biorąc pod uwagę rodzaj i warunki wykonywanej tam pracy. Jeżeli praca jest cięższa lub bardziej zmienna, niż sugeruje sama nazwa stanowiska, częstsze szkolenia są nie tylko dopuszczalne, ale i oczekiwane.

Kolejne szkolenia liczy się od daty ukończenia poprzedniego. Inaczej jest z pierwszym szkoleniem okresowym: dla osób kierujących pracownikami trzeba je przeprowadzić w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tym stanowisku, a dla pozostałych grup w ciągu 12 miesięcy.

Nie chcesz liczyć tego ręcznie? W kalkulatorze terminów szkoleń BHP podajesz stanowisko i datę ostatniego szkolenia, a dostajesz datę następnego wraz z podstawą prawną i informacją, czy dla tej grupy szkolenie może odbyć się online.

Kiedy szkolenie okresowe nie jest wymagane

Pracownik administracyjno-biurowy nie musi odbyć szkolenia okresowego, jeżeli rodzaj przeważającej działalności pracodawcy znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategoria ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Zwolnienie nie jest bezwarunkowe. Nie stosuje się go, jeżeli z oceny ryzyka zawodowego wynika, że szkolenie jest konieczne. Jeżeli natomiast działalność pracodawcy trafi później do grupy o wyższej niż trzecia kategorii ryzyka, albo z oceny ryzyka wyniknie taka potrzeba, szkolenie okresowe trzeba przeprowadzić w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od tego dnia.

Warto to sprawdzić przed zakupem szkolenia - pełną ofertę znajdziesz na stronie szkoleń BHP online, a ceny w cenniku.

Egzamin i zaświadczenie

Szkolenie okresowe kończy się egzaminem sprawdzającym wiedzę objętą programem szkolenia oraz umiejętność wykonywania i organizowania pracy zgodnie z przepisami bhp. Egzamin przeprowadza komisja powołana przez organizatora szkolenia.

Potwierdzeniem ukończenia szkolenia z wynikiem pozytywnym jest zaświadczenie wydane przez organizatora, według wzoru określonego w rozporządzeniu. Odpis zaświadczenia przechowuje się w aktach osobowych uczestnika.

Dokumentacja na kontrolę PIP

Podczas kontroli inspektor najczęściej prosi o:

• karty szkolenia wstępnego pracowników
• zaświadczenia o ukończeniu szkoleń okresowych
• aktualną ocenę ryzyka zawodowego na stanowiskach
• orzeczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy

Przepisy nie różnicują mocy zaświadczenia ze względu na formę szkolenia. Znaczenie ma to, czy szkolenie zakończyło się egzaminem i czy zaświadczenie zostało wystawione według wzoru określonego w rozporządzeniu.

Jak pilnować terminów w firmie

Przy kilku osobach wystarczy arkusz z datą ostatniego szkolenia i wyliczoną datą następnego - możesz go zbudować w kalkulatorze terminów, który zapamiętuje kolejne sprawdzenia i pozwala pobrać całe zestawienie jako plik XLSX. Przy większym zespole warto, żeby przypomnienie przychodziło samo - w panelu firmowym widzisz, komu kończy się ważność, zanim stanie się to problemem podczas kontroli.

Co dalej

Jeżeli nie masz pewności, które szkolenia są obowiązkowe w Twojej firmie, napisz do nas - dobierzemy zakres do stanowisk, które faktycznie występują u Ciebie.